Hasta takip programı nedir, nasıl seçilir?
Son güncelleme: · MyKlinik ekibi
Kısa cevap
Hasta takip programı, muayenehane ve kliniklerde hasta dosyasını, randevuları, muayene notlarını ve tahsilatı tek yerde tutan yazılımdır. Türkiye'de muayenehaneler ve özel ağız-diş sağlığı kuruluşları için Sağlık Bakanlığı Kayıt Tescil Sistemi'ne (KTS) kayıtlı bir bilgi yönetim sistemi kullanmak yasal zorunluluktur. Seçerken önce yasal şartlara, sonra kendi iş akışınıza ve ilan edilen fiyata değil, yıllık toplam maliyete bakın.
Hasta takip programı ne yapar?
İyi bir hasta takip programı dört işi aynı dosyada birleştirir:
- Hasta dosyası: kimlik ve iletişim bilgisi, anamnez, muayene notları, reçete, onam formları, tetkik sonuçları.
- Randevu: hekim takvimi, online randevu talepleri, SMS ile hatırlatma ve onay.
- Görüntü ve belge: ultrason, röntgen, panoramik, CBCT görüntüleri ve fotoğraflar.
- Tahsilat: ödeme kaydı, ödeme linki, serbest meslek makbuzu (e-SMM) ya da e-Arşiv fatura.
Bu işler ayrı uygulamalara dağıldığında (cihaz yazılımı, e-belge portalı, SMS paneli, randevu sitesi, POS) hem zaman kaybedilir hem de hastanın bilgisi birden fazla yerde tutulur. Çoğu klinikte asıl sorun eksik özellik değil, bu dağınıklıktır.
Yasal çerçeve: seçmeden önce bilmeniz gerekenler
- Bilgi yönetim sistemi zorunluluğu. Ayakta Teşhis ve Tedavi Yapılan Özel Sağlık Kuruluşları Hakkında Yönetmelik (m.24) muayenehaneler için muayene bilgi yönetim sistemi (MBYS) kullanımını; Ağız ve Diş Sağlığı Hizmeti Sunulan Özel Sağlık Kuruluşları Hakkında Yönetmelik (m.22) diş kuruluşları için KTS'ye kayıtlı bilgi yönetim sistemi kullanımını zorunlu tutar.
- KTS kaydı. Sağlık Bilgi Yönetim Sistemleri Hakkında Yönetmelik (25.08.2022), sağlık hizmeti sunucularının kullandığı yazılımların KTS'ye kayıtlı olmasını ister. Güncel listeyi kayittescil.saglik.gov.tr adresinden kontrol edebilirsiniz.
- Veri gönderimi ve yaptırım. Bakanlığın belirlediği kayıt ve bildirim yükümlülüklerine uyulmaması 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu'nun ek 11. maddesi kapsamında idari para cezasına konu olabilir.
- Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir (6698 sayılı KVKK m.6). Verinin nerede tutulduğu, kimin erişebildiği ve nasıl yedeklendiği sözleşmede açık olmalıdır.
- Serbest meslek erbabı hekimler e-SMM düzenler (509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği). Programın makbuzu kendi içinde kesip kesmediği günlük iş yükünü doğrudan değiştirir. Ayrıntı: Hekimler için e-SMM rehberi.
Seçim kontrol listesi: 10 soru
| # | Sorun | Neden önemli |
|---|---|---|
| 1 | Yazılım KTS'de kayıtlı mı, hangi türde (MBYS, DHBS)? | Yasal zorunluluk. |
| 2 | Hasta verisi hangi ülkede, hangi sunucuda duruyor? Yedekler nerede? | KVKK ve sağlık verisi mevzuatı. |
| 3 | Ultrason ya da röntgen cihazınızdan görüntü doğrudan hasta dosyasına geliyor mu, yoksa elle dosya mı yükleniyor? | Görüntüyle çalışan branşlarda günlük en büyük zaman kaybı. |
| 4 | e-SMM ve e-Arşiv program içinden mi kesiliyor? Belge başına ücret kime, ne kadar ödeniyor? | Belge adedi arttıkça maliyet büyür. |
| 5 | SMS hatırlatma pakete dahil mi, adetle mi satılıyor? | Randevuya gelmeme oranını düşürmenin en ucuz yolu. |
| 6 | Fiyat hekim başına mı, kullanıcı başına mı? Sekreter ve asistan ayrı ücretli mi? | Kullanıcı başına fiyatlamada her giriş ayrı bir koltuktur. |
| 7 | Ödeme linki var mı? Tahsilattan yazılım firması komisyon alıyor mu? | Komisyon, yıllık maliyete fark edilmeden eklenir. |
| 8 | Veri taşıma, depolama (GB), tanıtım sayfası, eğitim ayrı ücretli mi? | İlan edilen fiyatla teklif arasındaki farkın kaynağı. |
| 9 | Sözleşme otomatik yenileniyor mu? Ayrılırsanız verinizi dışa aktarabiliyor musunuz? | Kilitlenme riski. |
| 10 | Deneme süresi var mı, kart ya da taahhüt isteniyor mu? | Karar vermeden önce kendi iş akışınızda denemek için. |
Toplam maliyeti nasıl hesaplarsınız?
İlan edilen yıllık fiyat çoğu zaman giriş paketidir. Bir teklifi değerlendirirken şu kalemleri tek tabloda toplayın:
Yıllık toplam maliyet = lisans (hekim veya kullanıcı başına) + ek kullanıcılar + e-belge ücreti + SMS paketi + görüntü depolama (GB) + ödeme komisyonu + taşıma ve kurulum + tanıtım sayfası
Karşılaştırmayı aynı klinik profiliyle yapın: hekim sayısı, sekreter ve asistan sayısı, aylık makbuz adedi, aylık SMS adedi ve yıllık görüntü hacmi. Teklifleri yazılı isteyin ve KDV'nin dahil olup olmadığını ayrıca sorun.
MyKlinik'te görüntü, fiyat ve veri
Bu rehberi MyKlinik ekibi yazdı. Kontrol listesindeki görüntü, fiyat, e-belge, SMS, ödeme ve veri sorularına kendi cevaplarımız:
- Görüntü hasta dosyasında. MyKlinik Bridge, Windows bilgisayarınıza kurulur ve ultrason, röntgen, panoramik ve CBCT görüntülerini hasta dosyasına alır; Voluson dahil cihazlarla çalışır. DICOM ve Worklist desteği cihazın modeline bağlıdır; cihazınız görüntüyü bir klasöre JPEG/PNG olarak kaydediyorsa Bridge o klasörü izler. Görüntüleri tarayıcıdaki DICOM görüntüleyicide açar, ölçer ve önceki kayıtlarla karşılaştırırsınız. → Görüntüleme
- Tek paket, bütün modüller dahil. Hekim başına yıllık abonelik; sekreter ve asistan kullanıcıları sınırsız; kurulum bedeli yok. 1–5 hekim için hekim başına yıllık 30.000 ₺ ve pakete dahil 20.000 ₺ modül ücreti; tek hekimli bir klinik için yıllık 50.000 ₺. Fiyatlara KDV dahildir. → Fiyatlandırma
- e-SMM ve e-Arşiv aynı ekrandan. Hekim adına e-SMM, şirket adına e-Arşiv fatura, anlaşmalı özel entegratör üzerinden kesilir. MyKlinik belge başına ücret almaz; e-belge hesabınız ve kontörünüz entegratörde kendi adınıza açılır. → Faturalama
- Online randevu ve SMS hatırlatma pakette. Ayrı SMS paketi satın almazsınız; hatırlatma, onay ve iptal SMS bağlantısıyla gelir. → Randevu
- Tahsilat kendi hesabınıza. Ödeme linkiyle alınan tutar kliniğinizin kendi ödeme hesabına geçer; MyKlinik tahsilattan komisyon kesmez, kart işlem ücretleri ödeme sözleşmenize göre uygulanır. Nakit, kart ve ödeme linkiyle alınan tahsilatlar aynı hasta hesabında görünür.
- Veri Türkiye'de. Hasta dosyaları, görüntüler ve belgeler Türkiye'deki sunucularda; şifreli yedekler ayrı bir sağlayıcıda, yine Türkiye'de. Verinizi panelden dışa aktarabilirsiniz. → Güvenlik
- Branşa özel dosya. Kadın doğumda trimester raporları ve çoğul gebelik, dişte odontogram ve diş numarasıyla tedavi planı, pediatride aşı kayıtları ve büyüme eğrisi, veterinerde sahip–hayvan dosyası.
- Deneme. Hekim başvurunuz onaylanınca 14 gün; kart ve taahhüt istenmez.
Bunu yapmıyoruz: MyKlinik bir hastane bilgi yönetim sistemi (HBYS) değildir; yataklı kuruluşların iş akışları için tasarlanmadı. Bilgisayara kurulan masaüstü sürümümüz yok; panel tarayıcıdan ve mobil uygulamadan çalışır, yalnız cihaz bağlantısı için Bridge Windows'a kurulur.
Sık sorulan sorular
Hasta takip programı ile MBYS aynı şey mi?
MBYS, Sağlık Bakanlığı'nın muayenehaneler için tanımladığı yazılım türüdür; hasta takip programı ise günlük dilde kullanılan genel addır. Muayenehaneniz için seçtiğiniz programın KTS'de MBYS (diş kuruluşlarında DHBS) olarak kayıtlı olup olmadığını kontrol edin.
Kullanıcı başına mı, hekim başına mı fiyat daha uygun?
Tek hekim ve tek kullanıcıyla çalışıyorsanız kullanıcı başına fiyat ucuz görünebilir. Sekreter ve asistan eklendikçe her giriş ayrı ücretlendirildiği için toplam hızla artar. Kendi kadronuzla hesaplayın.
Eski programımdaki hastaları taşıyabilir miyim?
Çoğu program hasta listesini Excel veya CSV ile almayı destekler. MyKlinik'te alanları eşleyip kayıtları eklemeden önce önizlemeyi görürsünüz; diğer veriler için dışa aktarılabilen içeriğe birlikte bakarız.
Görüntülerim bulutta güvende mi?
Sorulacak üç şey: verinin hangi ülkede tutulduğu, nasıl şifrelendiği ve yedeklerin nerede olduğu. Sağlık verisi KVKK'da özel nitelikli veridir; sözleşmede bu üç sorunun yazılı cevabı olmalı.
Kaynaklar
- Sağlık Bakanlığı Kayıt Tescil Sistemi: MBYS listesi
- Ayakta Teşhis ve Tedavi Yapılan Özel Sağlık Kuruluşları Hakkında Yönetmelik: Resmî Gazete, 19.04.2025
- 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu: mevzuat.gov.tr
- İstanbul Tabip Odası: e-Serbest Meslek Makbuzu uygulamaları
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki ve mali danışmanlık yerine geçmez.